Accord de traitement des données

1. Parties et objet

Cet accord lie l'entreprise cliente (« le Client », responsable de traitement) et Jules DELESSE, entrepreneur individuel (EI), nom commercial Paxcia (« Paxcia », sous-traitant). Il fait partie du contrat formé par le devis signé et les conditions générales de vente, et s'applique pendant toute sa durée.

2. Description du traitement

Nature et finalité: Copier, chiffrer, stocker, vérifier et restaurer les fichiers des postes et les mails du Client, afin qu'il puisse les récupérer en cas de perte.
Données concernées: Toutes les données contenues dans les dossiers et les boîtes mail sauvegardés, que Paxcia ne choisit pas et ne consulte pas, sauf pour une restauration ou une vérification. Elles peuvent comprendre des données sensibles si le Client en détient. Également : noms des postes, des boîtes mail et des utilisateurs.
Personnes concernées: Salariés du Client, ses clients, ses fournisseurs et ses correspondants.
Durée: Celle du contrat, puis le délai de restitution et de suppression de l'article 10.

3. Instructions du Client

Paxcia ne traite les données que sur instruction documentée du Client. Le devis, les postes et dossiers validés, la durée de conservation et les demandes de restauration faites par un contact habilité valent instructions. Si une instruction lui paraît contraire à la réglementation, Paxcia en informe le Client.

4. Confidentialité

Seules les personnes autorisées par Paxcia accèdent aux données, et elles sont tenues à la confidentialité. Aujourd'hui, il s'agit de Jules DELESSE seul.

5. Sécurité

Paxcia met en œuvre les mesures de l'annexe et les maintient pendant toute la durée du contrat.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Paxcia à recourir aux prestataires listés sur la page sous-traitants. Paxcia informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer pendant ce délai et, à défaut d'accord, résilier le contrat sans frais. Paxcia impose à chaque prestataire les mêmes obligations de protection et reste responsable de lui envers le Client.

7. Droits des personnes

Paxcia aide le Client à répondre aux demandes des personnes concernées, notamment en retrouvant un fichier ou un message dans les sauvegardes. Une donnée précise ne peut pas être effacée à l'intérieur d'une sauvegarde sans détruire la sauvegarde entière : elle disparaît à la fin de la durée de conservation. Paxcia transmet au Client toute demande qu'il reçoit directement.

8. Violations de données

Paxcia notifie au Client toute violation de données personnelles dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations dont il dispose, pour que le Client puisse tenir son propre délai de 72 heures auprès de la CNIL. Paxcia complète ces informations au fur et à mesure.

9. Aide au Client

Paxcia fournit au Client les informations nécessaires à ses analyses d'impact et à ses éventuelles consultations de la CNIL, pour ce qui concerne la sauvegarde.

10. Fin du contrat

À la fin du contrat, Paxcia restitue les données puis les supprime, selon l'article 14 des conditions générales de vente, et remet sur demande une attestation de suppression.

11. Documentation et audits

Paxcia tient le registre des traitements qu'il effectue pour ses clients. Il met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de cet accord. Le Client peut faire réaliser un audit, à ses frais, avec un préavis d'un mois, par un auditeur tenu à la confidentialité.

12. Lieu du traitement

Les lieux d'hébergement et de stockage sont indiqués pour chaque prestataire sur la page sous-traitants.

Annexe : mesures techniques et organisationnelles

Chiffrement sur le poste. Les données sont chiffrées sur le poste avant l'envoi, au format ouvert age (X25519), pour la clé publique du Client. Les postes ne détiennent pas la clé qui déchiffre.
Stockage en écriture seule. Le serveur de stockage refuse aux postes toute lecture et toute suppression. Chaque poste écrit dans son propre espace.
Identité et approbation des postes. Chaque poste a une clé d'identité propre et n'obtient aucun accès avant son approbation manuelle. Il peut être révoqué seul.
Protection des clés. La clé privée du Client est chiffrée (AES-256-GCM) par une clé maître conservée hors de la base de données. Elle n'est libérée que pour une opération à la fois, limitée dans le temps, et chaque libération est inscrite au journal d'audit.
Contrôle d'accès. Double authentification obligatoire pour tous les comptes ; droits par personne et par poste ; un code de double authentification redemandé pour ouvrir les sauvegardes, inviter un utilisateur ou changer ses droits ; cloisonnement entre clients.
Traçabilité. Journal d'audit des actions sensibles, inscrites avant leur exécution.
Transport. Échanges chiffrés par TLS ; requêtes des postes signées avec leur clé d'identité.
Restauration. Les données restaurées sont déchiffrées en mémoire et ne sont pas conservées par la plateforme. Une restauration n'écrase jamais un fichier existant.
Vérification. Chaque semaine, restauration de test d'un fichier de chaque poste et vérification de l'intégrité des sauvegardes, avec alerte en cas d'échec.
Messagerie. Accès en lecture seule chez le fournisseur ; messages chiffrés dès leur lecture, jamais écrits en clair sur le disque du collecteur.
Suppression. Suppression différée de sept jours, annulable pendant ce délai ; suppression automatique au-delà de la durée de conservation.
Indépendance. Format de sauvegarde documenté ; outil de restauration autonome remis au Client avec sa clé.